Mehr Leichtigkeit, weniger Stress: Mit Automatisierung wird dein Business einfacher
Willkommen im Land der Automatisierungen! Gerade als Solo-Selbstständige weißt du, wie viel Zeit Backoffice-Arbeiten verschlingen können – besonders, wenn dein Business wächst. Stell dir vor, du könntest diese Aufgaben automatisieren und so wertvolle Zeit für die wirklich wichtigen Dinge gewinnen. Meine Vision ist es, dass Selbstständigkeit nicht mehr für 'selbst und ständig' steht, sondern eine echte Option am Arbeitsmarkt wird. In meiner Miniserie zeige ich dir den Weg zu mehr Leichtigkeit und Effizienz in deinem Business.
INHALTSVERZEICHNIS
Auf der Reise ins Land der Automatisierungen: Dein Backoffice als Ausgangspunkt
Unsere Reise beginnt in deinem Backoffice – dem Zentrum deines Business-Alltags. Hier laufen alle Fäden zusammen: Buchhaltung, Steuerkram, Kundengewinnung und -betreuung sowie die vielen Aufgaben rund um dein Marketing. Dazu gehören Contenterstellung, Launches, Grafiken, SEO, Angebotsentwicklung, Unterlagen vorbereiten, E-Mails und Terminplanungen – alles, was du brauchst, um dein Business am Laufen zu halten.
Doch auf dieser Reise wird schnell klar: Mit steigender Kundenzahl brauchst du immer mehr Zeit für diese Aufgaben. Und du kannst sie nicht einfach aus deinem Kalender streichen. Klar, am Anfang macht es noch Spaß, alles für ein Kunden-Onboarding vorzubereiten, Daten händisch einzutragen und persönliche Mails zu verschicken. Doch irgendwann, mitten im Wachstum, holt dich die Realität ein. Du machst Überstunden, sitzt abends und nachts noch am PC, weil diese Dinge erledigt werden müssen.
Vielleicht hast du schon darüber nachgedacht, diese Aufgaben auszulagern. Doch auf dieser Weggabelung tauchen neue Fragen auf: Wem kannst du diesen sensiblen Bereich deines Unternehmens anvertrauen? Wie lange dauert es, bis du jemanden gefunden und eingearbeitet hast? Und selbst dann bleibt es eine dauerhafte Investition – egal ob in eine virtuelle Assistenz oder eine feste Anstellung.
Hier auf unserer Reise zeigt sich, warum Automatisierung der nächste Schritt sein könnte: Sie eröffnet dir eine Abkürzung, mit der du effizient und entspannt weiterkommst.
Nicht-Automatisieren im Business: Was bedeutet das für dich?
Stell dir vor, du bleibst beim alten Weg: Du trägst Kundendaten manuell ein, schreibst Rechnungen selbst und organisierst jedes Detail von Hand. Jede dieser Aufgaben kostet Zeit – Zeit, die dir für dein Kerngeschäft, kreative Projekte oder einfach für dich selbst fehlt.
Das Problem wird mit wachsender Kundenzahl immer größer. Manuelle Prozesse bedeuten nicht nur mehr Arbeit, sondern auch höhere Fehleranfälligkeit und ständige Abhängigkeit von deinem Einsatz.
Hier setzt die Automatisierung an: Sie nimmt dir wiederholende Aufgaben ab, optimiert deine Abläufe und schafft dir mehr Freiraum.
Was ist Automatisierung im Online-Business?
Automatisierung bedeutet, dass deine Software dir Arbeit abnimmt. Sie kommuniziert miteinander, tauscht Daten aus und erledigt Aufgaben, die du bisher händisch gemacht hast. Manche Tools können das von Haus aus, andere werden durch Automatisierungssoftware wie Make.com oder Zapier verbunden.
So werden deine Abläufe nicht nur schneller, sondern auch einfacher und fehlerfreier. Automatisierung ist deine Chance, dem ständigen Hamsterrad zu entkommen – und das mit minimalem Aufwand.
Noch ein Wort zum Wortgebrauch: heißt es jetzt Automatisierung oder Automation?
Beide Begriffe werden oft synonym verwendet, haben aber einen kleinen Unterschied:
Automatisierung beschreibt den Prozess, bei dem Abläufe und Aufgaben automatisch ablaufen – also der Vorgang selbst.
Automation ist das Ergebnis oder das System, das durch Automatisierung entsteht. Es steht mehr für die eingesetzten Technologien und Tools.
Nur so als kleiner Hinweis, wenn dir beide Begriffe über den Weg laufen.
Warum Automatisierung dein (Business-)Leben verändern kann
Auf unserer Reise ins Land der Automatisierungen halten wir nun an einem besonders wichtigen Punkt: der Zeitersparnis. Lass uns kurz innehalten und nachrechnen:
Eine Aufgabe, die 2 Minuten dauert und die du 10-mal pro Woche erledigst, kostet dich auf das Jahr hochgerechnet 17 Stunden – das sind 2,5 Arbeitstage! Stell dir vor, diese Zeit könntest du für Kundenprojekte, kreative Ideen oder einfach für dich nutzen. Und jetzt rechne das mal hoch auf all die kleinen, wiederkehrenden Aufgaben, die du in deinem Alltag erledigst.
Genau hier setzt Automatisierung an. Es geht darum, deinen persönlichen Sweetspot zu finden: Welche Aufgaben kannst du automatisieren, welche solltest du vielleicht auslagern, und was bleibt in deiner direkten Verantwortung?
Automatisierung macht vor allem dort Sinn, wo es nicht um Kreativität oder menschliche Entscheidungen geht. Dafür werden wir auch weiterhin Menschen brauchen. Aber überall dort, wo Daten von einem System ins nächste übertragen werden, ist Automatisierung die eindeutig bessere Wahl. Und genau da beginnt die Magie: Deine Aufgaben werden zuverlässig erledigt, und du gewinnst Zeit und Lebensqualität zurück.
Mein Ansatz für dich? Einfache Strukturen, wenige Tools, maximaler Nutzen. Alles soll so aufeinander abgestimmt sein, dass du dich darauf verlassen kannst, dass alles reibungslos läuft.
Wie funktioniert das in der Praxis?
Es beginnt mit einer zentralen Frage: Welche Information brauchst du an welcher Stelle und zu welchem Zeitpunkt?
Welche Aufgaben lösen diesen Informationsfluss aus?
Wie kannst du sicherstellen, dass diese Informationen ohne zusätzlichen Aufwand dort landen, wo sie gebraucht werden?
Das geht zum Beispiel mit Daten los, die du von deinen Interessenten oder Kunden brauchst. Du brauchst sie in deiner Buchhaltung, deinem Projektmanagement und in den vertraglichen Unterlagen. Trägst du diese Daten manuell in jedes System ein, können Fehler entstehen. Und wenn sich die Daten ändern, musst du diese in allen Bereichen aktualisieren. Das kostet wieder Zeit.
Wie schön wäre es, wenn diese Daten idealerweise durch den Kunden selbst in dein System kommen?
Das funktioniert ganz einfach mit einem digitalen Fragebogen. Der Kunde oder Interessent füllt ihn selbst aus, und die Daten werden direkt in dein CRM übertragen. Von dort werden sie automatisch in alle anderen relevanten Bereiche eingetragen. Ganz ohne Mehraufwand für dich.
Automationen aus meiner Praxis
Auf unserer Reise ins Land der Automatisierungen möchte ich dir zeigen, wie solche Lösungen in meinem Business funktionieren – und wie sie auch dir helfen könnten.
Beispiel 1: Automatisierte Unterstützung beim Kunden-Onboarding
Wenn du bei mir ein Gespräch buchst, gehört ein Fragebogen dazu – ein erster, automatisierter Teil des Onboardings. Je nachdem, für welche Dienstleistung du dich interessierst, erhältst du unterschiedliche Fragen. Diese Daten landen direkt in meiner Interessententabelle. Falls du den Fragebogen vergisst, prüft eine Automation das zwei Tage vor unserem Gespräch und sendet dir automatisch eine freundliche Erinnerung per E-Mail.
Beispiel 2: Teilautomatisierte Angebotserstellung
Nach unserem Gespräch – oder einem Automatisierungs-Check – füllst du eine Datenschutzerklärung aus, wenn du ein Angebot von mir wünschst. Die darin enthaltenen Daten werden automatisch in mein CRM übertragen. Von dort fließen sie weiter in mein Lexware Office, um alle notwendigen Informationen für dein Angebot bereitzustellen. Das Angebot selbst erstelle ich individuell – und genau das kannst auch du so entscheiden: Welche Teile möchtest du automatisieren, und wo setzt du auf persönliche Handschrift?
Der Vorteil? Einmal eingerichtet, laufen diese Automationen für dich. Rund um die Uhr, ohne dass du daran denken musst.
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Automatisierungen klingen spannend – aber vielleicht fragst du dich:
Was passiert mit meinen Daten?
Wie behalte ich die Kontrolle, wenn etwas ausfällt?
Und lohnt sich der Aufwand überhaupt für mein Business?
Diese und viele weitere Fragen beantworte ich in den nächsten Beiträgen meiner Miniserie. Du erfährst, wie du mit einfachen Mitteln die Sicherheit und Kontrolle behältst und wie du den größten Nutzen aus deinen Investitionen ziehst.
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