Wann lohnt es sich, Aufgaben zu automatisieren und was ist ein guter Zeitpunkt?
Du bist selbstständig und hast schon von Automatisierung gehört? Jetzt willst du dich intensiver mit dem Thema beschäftigen. Eine große Frage dabei ist: Wann lohnt es sich zu automatisieren und was ist der richtige Zeitpunkt dafür? Genau das möchte ich heute für dich näher beleuchten.
1. Wenn du solo unterwegs bist
Bist du Einzelkämpfer:in und möchtest (noch) kein Team aufbauen? Jede Aufgabe landet auf deinem Schreibtisch, und „Selbst und ständig“ schallt dir aus dem Mund deiner Freunde und Familie – immer mit einem mitleidigen Blick. Wenn du Verabredungen absagst, weil noch Arbeit ansteht, und deine Erholung zu kurz kommt, ist es höchste Zeit, Automationen einzurichten.
2. Jede Aufgabe, die nicht kreativ ist - diese haben wir alle irgendwo
Viele Tätigkeiten im Backoffice brauchen keine Kreativität. Daten ergänzen, übertragen, ablegen – all das kann die Technik für dich übernehmen, vorausgesetzt, du arbeitest bereits mit Software. Läuft dein Büro noch komplett auf Papier? Dann starte mit der Digitalisierung, bevor du automatisierst.
3. Sachen, die mehrfach gemacht werden müssen und nicht gestrichen werden können
Wiederkehrende Aufgaben wie Belege ablegen, Videos hochladen, Daten in Verträge eintragen oder Rechnungen schreiben gehören zum Alltag. Das sind Tätigkeiten, die dein Business am Laufen halten – und sich hervorragend automatisieren lassen.
4. Was fehleranfällig ist
Wir alle machen Fehler, besonders beim Übertragen von Daten. Ein kleiner Fehler kann sich durch dein Business ziehen und am Ende teuer werden – sei es in Form von Zeit, Geld oder gar Kundenverlust. Automatisierung kann solche Risiken minimieren.
5. Wenn gleiche Daten an mehreren Orten benötigt werden
Kundendaten im CRM, im Projektmanagement-Tool und in der Buchhaltung – egal ob das für dich verschiedene Abteilungen sind oder alles auf deinem Tisch landet. Automatisierungen bringen diese Daten schneller und fehlerfrei an die richtigen Stellen.
6. Was keine Freude macht und die oben genannten Kriterien erfüllt
Routineaufgaben, die dich langweilen, kannst du getrost automatisieren – solange sie die Kriterien aus Punkt 2–5 erfüllen. Aber: Wenn dir zum Beispiel Rechnungen schreiben Freude bereitet, weil sie eine Belohnung deiner Arbeit sind, solltest du das keinesfalls automatisieren!
7. Wenn dein Budget begrenzt ist
Eine zuverlässige Unterstützung mit guter Qualität zu finden, ist schwierig – vor allem, wenn das Budget knapp ist. Automatisierungen hingegen kosten in der Regel nur einmal Geld für die Einrichtung. Danach laufen sie reibungslos. Ideal also, wenn du mit wenig Budget viel erreichen möchtest. Auf meiner Website findest du übrigens einen Wertrechner, der dir zeigt, wie viel du sparen kannst.
8. Wenn du zeitunabhängig arbeiten willst
Deine Kunden sollen dich jederzeit buchen können und sofort alle wichtigen Informationen erhalten? Machst du alles manuell, hast du vermutlich seit einer Weile kein richtiges Wochenende mehr gehabt. Urlaub ist eher Workation statt Erholung? Automatisierungen helfen dir, wieder abschalten zu können – auch ohne klassisches Shopsystem.
9. Wenn du kurz vor dem Wachstum stehst oder mittendrin bist
Deine Selbstständigkeit läuft stabil, und die Kunden kommen in immer kürzeren Abständen? Damit steigen auch die Aufgaben im Backoffice: Projekte koordinieren, Kunden onboarden, Buchhaltung erledigen. Setze auf Automationen, bevor dir die Zeit davonläuft und du Nachtschichten für Admin-Kram einlegen musst.
10. Wenn du deine Abläufe gut kennst
Bist du top organisiert und hast deine Prozesse bereits verschriftlicht? Perfekt! Dann kannst du direkt prüfen, was sich davon automatisieren lässt. So sparst du Zeit und gewinnst mehr Freizeit – dagegen hast du bestimmt nichts einzuwenden, oder?
11. Wenn du zu viel arbeitest und zu wenig Erholung hast
Nachtschichten, Überstunden, kaum Zeit für die schönen Dinge des Lebens? Klar, wir haben uns die Selbstständigkeit bewusst ausgesucht. Aber ehrlich: Haben wir das wirklich getan, um schlechtere Bedingungen zu haben als in einer Festanstellung? Automatisierungen schaffen dir die Freiräume, die du dir wünschst – für dich und für die Dinge, die dir wirklich wichtig sind.
12. Wenn du eine kreative oder mentale Tätigkeit hast
„Ich bin kreativ – feste Strukturen passen nicht zu mir!“ Wirklich? Feste, automatisierte Strukturen verschaffen dir mehr mentale Kapazität für deine kreative Arbeit. Hast du Tätigkeiten wie Coaching oder intensives Kundenmanagement, die viel Fokus erfordern? Automatisierung gibt dir mehr Raum zum Durchatmen und steigert deine Produktivität.
Und wann solltest du nicht automatisieren?
Automatisierung ist nicht immer die richtige Lösung. In diesen Fällen solltest du darauf verzichten:
Wenn deine Strukturen ein einziges Chaos sind und du keinen Überblick hast – dann lieber erst Ordnung schaffen.
Wenn du eine Aufgabe hast, die dir besonders viel Freude bereitet.
Wenn du genug Zeit hast und dein Business eher ein Hobby ist.
Wenn es gegen deine Werte verstößt. Zum Beispiel setze ich keine automatisierten Nachrichten in Social Media ein, weil das nicht zu meinen Werten passt. Für mich wäre das keine Option.
Hier kannst du dir eine Checkliste für dich mit allen Punkten herunter laden.
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