Blogparade: Meine 9 Must-Have-Tools für strukturiertes Arbeiten als Online-Dienstleisterin
Es gibt Menschen, die sammeln Schuhe – und dann gibt es mich: Ich sammle Tools. Oder besser gesagt, ich teste sie. Denn wenn man einmal anfängt, sich mit neuen digitalen Helfern für das eigene Business zu beschäftigen, kann das schnell zur regelrechten Sucht werden. Ich liebe es, neue Programme und Automatisierungen auszuprobieren, um meinen Workflow noch effizienter zu machen.
Und genau deshalb bekomme ich immer wieder die Frage gestellt: „Welche Tools empfiehlst du für ein strukturiertes Online-Business?“ Die ehrliche Antwort: Es gibt nicht die eine perfekte Lösung für alle. Jedes Business ist anders, jede Arbeitsweise individuell – und genau das hat mich dazu inspiriert, diese Blogparade ins Leben zu rufen.
Denn die besten Empfehlungen kommen aus echten Erfahrungen! Welche Tools erleichtern deinen Arbeitsalltag? Welche Programme sind unverzichtbar für dein Business? Lass uns gemeinsam eine Sammlung der besten und bewährtesten Tools aus der Community erstellen.
Ich lade dich ein, deine persönlichen Lieblings-Tools für strukturiertes Arbeiten vorzustellen und von anderen zu lernen.
Yeah - Blogparade
„Meine liebsten Tools für strukturiertes Arbeiten“
Ganz gleich, ob du FreelancerIn, Coach, BeraterIn oder Online-UnternehmerIn bist – du hast bestimmt Tools, die dir das Leben leichter machen. Vielleicht geht es um Kundenverwaltung, Projektmanagement, Automatisierung, Content-Erstellung oder Finanzübersichten.
Deine Erfahrungen können anderen helfen, die passenden Lösungen für ihr Business zu finden.
So kannst du teilnehmen
1️⃣ Schreibe einen Blogartikel, in dem du deine liebsten Tools für strukturiertes Arbeiten vorstellst.
Es können alle Tools sein, die dir helfen, effizienter zu arbeiten, Zeit zu sparen oder Prozesse zu optimieren.
Du kannst eine Liste deiner Favoriten erstellen oder ein bestimmtes Tool detailliert vorstellen.
Nutze unbedingt deine persönlichen Erfahrungswerte, um anderen eine fundierte Entscheidungsgrundlage zu bieten.
2️⃣ Verlinke auf diesen Blogpost als Ursprung der Blogparade.
So erfahren auch andere von der Aktion und können ebenfalls teilnehmen.
3️⃣ Kommentiere unter diesem Beitrag mit:
Dem Link zu deinem Blogartikel
Einer kurzen Beschreibung deines Business: Wer bist du? Welche Art von Business hast du?
Deinem LinkedIn-Profil, damit ich deinen Beitrag teilen und dich taggen kann.
Da Squarespace keine aktiven Links in Kommentaren zulässt, kopiere ich deinen Beitrag anschließend hier in den Text, damit er für alle gut sichtbar und klickbar ist. Ganz unkompliziert – ich freue mich auf deine Tool-Tipps!
4️⃣ Teile deinen Beitrag auf LinkedIn mit dem Hashtag #ToolsBlogparade, damit wir gemeinsam mehr Reichweite erzeugen.
📅 Deadline: 30.04.2025
Nach Ende der Blogparade erstelle ich eine Zusammenfassung mit den besten Tools, die in den Beiträgen vorgestellt wurden. Diese Liste wird als PDF zum Download verfügbar sein und alle TeilnehmerInnen werden darin verlinkt.
So entsteht eine wertvolle Ressource für die gesamte Community – und du profitierst von zusätzlicher Sichtbarkeit!
Themen-Ideen für deinen Blogbeitrag
Falls du Inspiration brauchst, hier einige Fragen, die du in deinem Beitrag beantworten kannst:
Welche digitalen Tools nutzt du täglich für dein Business?
Warum hast du dich für genau diese Tools entschieden?
Wie helfen sie dir, strukturiert und effizient zu arbeiten?
Hast du einen Geheimtipp für ein Tool, das kaum jemand kennt?
Was sind deine Kriterien, um ein neues Tool in dein Business zu integrieren?
Welche Tools haben sich für dich als unnötig oder überbewertet erwiesen?
Was kostet dich deine Toolstrategie?
Sei kreativ – es gibt kein Richtig oder Falsch! 😊
Ich freue mich riesig auf deine Teilnahme und bin gespannt auf deine Tool-Tipps!
🔗 Lass uns vernetzen bei LinkedIn
Und jetzt kommt mein Beitrag
Kompliziert. Unübersichtlich. Zeitraubend.
Eines der größten Probleme im Online-Business ist es, dass man sich in Tools total verlieren kann. Auch ich habe lang gebraucht und viele Tools getestet, bevor ich meine passende Strategie hatte. Gefühlt gibt es eine Million Tools. Und jedes löst scheinbar ein einzelnes Problem, Doch in der Summe entsteht ein unübersichtliches Konstrukt, das mehr Zeit kostet, als es spart. Und auch unnötig Kosten verursacht.
Die Lösung? Eine klare, durchdachte Tool-Strategie für strukturiertes Arbeiten. Weniger ist mehr, aber nur, wenn die richtigen Tools gewählt werden.
Mein Fokus liegt auf einer schlanken, aber leistungsstarken Kombination, die nahtlos ineinandergreift, Automatisierungen ermöglicht und mich von unnötigem Administrationsaufwand befreit. Was mich das im Jahr kostet, erfährst du auch am Ende meines Artikels.
Hier sind meine persönlichen Must-Have-Tools für strukturiertes Arbeiten, die mir nicht nur Zeit sparen, sondern auch mein Business professioneller und effizienter machen.
INHALTSVERZEICHNIS
Ich unterscheide meine Tools in zwei Kategorien:
Grundlegende Tools, die das Fundament meiner täglichen Arbeit bilden. Ohne sie würde mein Business nicht effizient laufen.
Optionale Tools, die vor allem für Marketing, Projektmanagement und Content-Erstellung nützlich sind, aber nicht zwingend erforderlich, je nach persönlicher Arbeitsweise.
Starten wir mit den Tools, die meine Grundlage bilden:
1. Google Workspace – Mein digitales Headquarter für strukturiertes Arbeiten
Meine wichtigste Methode für strukturiertes Arbeiten sind Tools die einfach und intuitiv zu bedienen sind und genau hier setzt Google Workspace an. (Nicht zu verwechseln mit den allgemeinen Google-Werbediensten-in Workspace sind alle Daten DSGVO-konform und sicher) Es bietet eine zentrale Lösung für Kommunikation, Dokumentenverwaltung und Terminorganisation, sodass alles an einem Ort bleibt und nahtlos zusammenarbeitet.
Besonders wertvoll für mich ist die Möglichkeit, mehrere Terminkalender und Buchungskalender für unterschiedliche Bereiche zu führen. Ich habe einen für Erstgespräche, einen für Umsetzungstermine mit Kunden und mehrere Kalender für meine Business und privaten Termine. In der App sehe ich alles auf einen Blick – was mir als Working Mom hilft, Beruf und Privatleben effizient unter einen Hut zu bringen.
📌 Warum Google Workspace eines der besten Tools für strukturiertes Arbeiten ist:
die neue E-Signatur-Funktion die Google seit 2024 hat, spart mir ein separates Unterschriftentool
Mehrere Buchungskalender für unterschiedliche Termine ohne externen Kalenderdienst
Videokonferenzen direkt integriert – kein zusätzliches Zoom oder Skype nötig (zugegeben, da ist die Übertragung manchmal nicht in so hoher Qualität wie bei Zoom. Aber sie funktioniert und ich kann Meetings auch aufzeichnen und direkt in Drive speichern)
Drive für das Speichern von Blogartikeln, Newslettern und Notizen
Google-Docs, Sheets, Präsentationen, Formulare funktionieren gerade für die unkomplizierte Zusammenarbeit mit mehreren total einfach
Google Mail - ich habe mehrere Aliase für meine “Abteilungen” (Tools, Newsletter, Rechnungen…) aber alles in einem Posteingang
Welche Tools spare ich mir mit Google Workspace?
✔ Buchungskalender (Calendly, Tucalendi)
✔ Unterschriftentool (DocuSign)
✔ Zusätzliches Videokonferenz-Tool (Zoom, Skype)
✔E-Mail-Tool
📌 Preis: 138 €/Jahr
Im Vergleich würde ich allein für ein Kalendertool mit mehreren Buchungskalendern ca. 120€/Jahr und für ein Unterschriftentool 240€/Jahr zahlen.
2. Lexware – Strukturierte Finanzen als Erfolgsfaktor
Buchhaltung ist für mich ein Thema, was ich so sehr mag wie den Geruch von Käsefüßen. Aber strukturierte Finanzen sind zum erfolgreichen Führen einer Selbstständigkeit ein entscheidender Schlüssel. Mit Lexware Office habe ich ein Tool gefunden, was mir das Thema so einfach macht, wie Zähneputzen. Und es ist alles GoBD-konform, steuerberaterfreundlich und effizient.
Statt Stunden mit Belegerfassung und Rechnungsstellung zu verbringen, habe ich alles automatisiert was möglich war und woran ich keine Freude habe. Und ich kann meine Umsatzsteuervoranmeldung selbst machen, ohne zusätzliche Tools oder externe Dienstleistungen zu benötigen. Lexware Office bietet aber auch einen Steuerberater-Zugang und du kannst Benutzer anlegen. E-Rechnungen sind auch direkt mit dabei. Check!
Was spare ich mir mit Lexware?
✔ Manuelle Belegverwaltung – Belege werden automatisch erfasst
✔ Steuerberater für Umsatzsteuer-Voranmeldung
✔ Externe Buchhaltungs-Assistenz für Standardaufgaben
📌 Preis: 360 €/Jahr
3. Seatable – Warum Excel kein gutes CRM ist
Viele nutzen Excel für die Verwaltung ihrer Kundendaten – doch Excel kann keine Daten validieren. Das bedeutet: Fehleingaben bleiben unbemerkt, was zu falschen Automationen führen kann. Und Excel ist keine Datenbank.
Die Alternative wären CRM-Tools. Doch sie sind meist überfrachtet mit Funktionen, die in der Soloselbstständigkeit unnötig sind und dafür teuer.
Mit Seatable habe ich eine leistungsstarke, aber intuitive Datenbank, die validierte Einträge ermöglicht, Automationen mit Make möglich macht und DSGVO-konform ist. Ich nutze es für Kundenverwaltung (CRM) und die Erstellung von Formularen, die direkt digitale Unterschriften enthalten können, sowie Marketing-Tracking.
Warum gehört Seatable zu den besten Tools für strukturiertes Arbeiten?
✔ DSGVO-konformes Kundenmanagement ohne teure CRM-Software
✔ Automationen mit Make & validierte Daten für fehlerfreie Workflows
✔ Marketing-Tracking & projektbasierte Abläufe – ohne Programmierkenntnisse
📌 Preis: 0 €/Jahr
4. Make – Mein Automatisierungs-Assistent für effiziente Workflows
Ohne Automatisierung würde ich für manuelle Aufgaben deutlich mehr Arbeitszeit aufwenden und hätte weniger Zeit für meine Familie. Make ist mein unsichtbarer Assistent, der mich täglich mehrere Stunden Arbeit kostet – oder besser gesagt: sie mir abnimmt. Aktuell laufen 17 Automationen, und es werden immer mehr.
Mit Make automatisiere ich meine Buchhaltung so weit wie möglich, Teilbereiche meiner Kundenverwaltung und einige Abläufe in meiner Contenterstellung für Social Media oder meinen Blog. Rechnungen und Belege werden direkt verarbeitet. Meine Kundendaten kommen wie von Zauberhand in meine Programme. Verträge werden vorbereitet ohne dass ich mich darum kümmern muss. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für strukturierte Workflows – eine der zentralen Methoden für strukturiertes Arbeiten.
Warum Make ein Must-Have unter den Tools für strukturiertes Arbeiten ist
17 Automationen laufen bereits – und es werden mehr
Wiederkehrende Aufgaben laufen automatisch
Perfekt kombinierbar mit Buchhaltungs- und CRM-Systemen
Wieviel Zeit spare ich mir mit Make?
✔ bei mir sind es aktuell ca. 4 Stunden/Woche, die ich mir dadurch spare
Hochgerechnet auf das Jahr sind das gute 12.000€ Ersparnis.
Für den Preis definitiv unschlagbar. Wenn du das für dich berechnen willst - hier findest du meinen Automations-Rechner
📌 Preis: 108 €/Jahr
Hier geht es zu make (Affiliate-Link)
5. Nextcloud – Sichere Datenspeicherung für mehr Struktur
Für Blogartikel, Arbeitsnotizen und allgemeine Dokumente nutze ich mein Google Drive.
Die Nextcloud ist meine Lösung für meine Backups. Da es auf europäischen Servern läuft, ist es DSGVO-konform und eine ideale Ergänzung zu Google Drive. Irgendwie habe ich da ein zusätzliches Sicherheitsbedürfnis und auch wenn Drive im Workspace DSGVO-konform ist, wollte ich trotzdem noch meine eigene Cloud.
Warum ist Nextcloud eine sinnvolle Lösung für strukturiertes Arbeiten?
✔ DSGVO-konforme Ablage für Verträge & Kundendokumente
✔ Sicherer Datenaustausch mit Kunden
✔ Backups meiner wichtigsten Daten außerhalb von Google Drive
📌 Preis: 72 €/Jahr
Zwischenfazit
Für meine grundlegende Business-Struktur nutze ich 5 essenzielle Tools, die nicht nur intuitiv zu bedienen sind, sondern auch perfekt ineinandergreifen. Sie minimieren meinen Administrationsaufwand und sorgen für effiziente Workflows, ohne unnötige Komplexität.
💡 Investition in meine Grundstruktur:
📌 Gesamtkosten: 678 € pro Jahr (56,50 €/Monat)
📌 Zeitersparnis: mehrere Stunden pro Woche
Diese Tools sind für mich unverzichtbar, weil sie meinen Arbeitsalltag erheblich erleichtern und gleichzeitig für mehr Klarheit und Struktur sorgen.
Nun kommen wir zu den Tools, die zwar nicht zwingend notwendig sind, aber mein Business noch effizienter machen – insbesondere im Bereich Marketing und Projektmanagement.
6. ClickUp – Mein Business-Dashboard für effiziente Organisation
Ich habe viele Tools probiert - Asana, Monday, Notion, Trello. Doch meine Ansprüche haben sich gewandelt und für mich entscheidende Funktionen in einem Tool kann nur Click-up derzeit abbilden.
ClickUp ist für mich weit mehr als eine To-Do-Liste – es ist mein zentrales Steuerungssystem für Aufgaben, Contentplanung, meine schriftlichen Businessstrukturen, Reflexion und Business-Strategien. Und zwei wichtige Faktoren: Zeiterfassung gezielt für eigene Projekte und für meine Kunden und die Bildschirmaufzeichnungsfunktion sind schon dabei.
Ich nutze ClickUp für:
Strukturierung meiner Business-Abläufe (von Zielen bis zu Verfahrensabläufen (SOPs))
Planung von Content und Marketing-Kampagnen
Zeiterfassung für Projekte und Analysen
Teilen des Projektstandes mit Kunden
Bildschirmaufzeichnungen für Kunden (mit meine meistgenutzte Funktion)
Erstellen von internen Dokumenten, Checklisten
Warum gehört ClickUp zu den wichtigsten Tools für strukturiertes Arbeiten?
✔ Aufgaben- & Projektmanagement mit Kunden
✔ Contentplanung, SOPs & Business-Struktur auf einen Blick
✔ Zeiterfassung & Bildschirmaufzeichnungen für Schulungen & Feedback
📌 Preis: 138 €/Jahr
Im Vergleich dazu würde ich alleine für die Bildschirmaufzeichnungen per Loom schon 180€/Jahr zahlen.
7. Squarespace – Warum ich WordPress nicht empfehle
Ich habe lange mit WordPress gearbeitet, weil es als der „heilige Gral“ für Websites gilt. Doch irgendwann kam ich an einen Punkt, an dem ich mit einem Problem nicht mehr weiterkam – und genau da wurde mir bewusst, wie umständlich WordPress eigentlich ist.
Ständige Plugin-Updates & Wartung – ein zusätzlicher Zeitfresser.
Mobiloptimierung muss extra angepasst werden, statt automatisch gut auszusehen.
Unzählige Möglichkeiten, die die wenigsten nutzen – aber trotzdem mitgeschleppt werden.
Warum ist Squarespace die bessere Lösung für strukturiertes Arbeiten?
Seit ich das erste Mal von Squarespace gehört habe, und vor allem die schönen Websites gesehen-war ich on fire.
✔ Kein Wartungsaufwand – Updates & Sicherheit laufen automatisch.
✔ Schnelle Bearbeitung & Anpassung ohne technisches Wissen.
✔ Trotz Baukastensystem individuelle Anpassung möglich (z. B. habe ich meinen Automatisierungsrechner mit ChatGPT gecodet und integriert).
Es macht unglaublich Spaß meine Website aktuell zu halten. Schnell, einfach, unkompliziert!
📌 Preis: 243 €/Jahr
Was mit Squarespace alle geht (und was nicht) kannst du HIER nachlesen.
8. Canva – Kreativität mit Struktur & Effizienz
Ich bin keine Designerin und will derzeit auch kein Budget dafür aufwenden. Und trotzdem soll auch bei mir eine gewisse Schönheit und Wiedererkennbarkeit nicht fehlen. Doch wie kann ich das so lösen, dass es auch nicht aufwendig ist, schöne Grafiken zu erstellen? Mit Canva geht das!
Mein Logo, meine Bilder für LinkedIn, den Blog - alles was ich rausgebe, geht durch Canva. Ich habe mir Vorlagen erstellt und bin dadurch relativ schnell.
Was ich damit erstelle
✔ Social-Media-Posts & Präsentationen
✔ Workbooks & Kundendokumente
✔ Einladungen & Karten – alles in meinem Branding
📌 Preis: 120 €/Jahr
9. ChatGPT – Klara, meine erste Mitarbeiterin fürs Marketing
ChatGPT ist nicht nur ein KI-Tool, sondern meine virtuelle Marketing-Assistentin Klara. Sie unterstützt mich täglich dabei, meine Ideen effizienter umzusetzen.
Ich liebe die Spracheingabe in der App - meine Tochter schaut schon manchmal ganz komisch, wenn ich in mein Handy quatsche. Schade ist, das Klara noch nicht zurück spricht. Aber auch das wird bald kommen.
Wie Klara mir hilft
✔ Blogartikel & LinkedIn-Posts umwandeln & optimieren
✔ Daten sortieren & analysieren – keine Copy-Paste-Arbeit mehr
✔ Zusammenfassen von Gesprächen
✔ Strukturen für Angebote & Konzepte aufstellen
✔ Code für meine Website generieren – für kleine Verbesserungen mit großer Wirkung
📌 Preis: 243 €/Jahr
Fazit
Die richtige Tool-Strategie spart Zeit & Nerven!
Insgesamt kosten mich diese für mich aktuell perfekt abgestimmten Tools 1.422 €/Jahr – das sind nur 119 € pro Monat für ein System, das mir täglich Stunden an Arbeit erspart ( und mir Freiraum schafft für meine Lieblingsaufgaben oder für meine Familie inklusive meinem regelmäßigen Saunavormittag).
Wichtig ist, dass du dir mal aufschreibst, was für Funktionen du brauchst. Denn nix ist blöder, als für Tools zu zahlen, deren Umfang du nicht nutzt, oder auch schon erlebt - die gar keinen Spaß machen im täglichen arbeiten.
Mit den richtigen Tools für strukturiertes Arbeiten bleibt mehr Zeit für das, was wirklich zählt: sei es ein gesundes Businesswachstum oder Zeit für dich und deine Lieben.
Hast du ein Lieblingstool für dein Business? Schreib es in die Kommentare! 😊
Die große Sammlung der besten Tool-Tipps für Selbstständige
Hier findest du eine wachsende Sammlung an Tool-Tipps von anderen Selbstständigen. Sie teilen ihre persönlichen Empfehlungen, um den Arbeitsalltag effizienter, einfacher und produktiver zu gestalten.
Lass dich inspirieren, entdecke neue digitale Helfer und finde heraus, welche Tools dir das Leben erleichtern können!
Susanne Jestel - Marketingberaterin mit kleinen Kampagnen
Danke für die Tool-Tipps, liebe Claudia.
Gerne beteilige ich mich mit meinem Artikel an deiner Blogparade.
Ich bin Susanne Jestel. Unter dem Motto "Marketing einfach machen" unterstütze ich selbstständige Frauen dabei mit ihrem Business sichtbar zu werden und Kund:innen zu gewinnen, indem sie ihr Marketing einfach in kleinen Kampagnen organisieren, statt sich mit wenig erfolgreichen, planlosen Aktionen selbst auszubremsen.
Meine Tool-Tipps findest du hier: https://susannejestel.de/tools-und-technik-die-ich-als-solo-selbststaendige-nutze/
Auf LinkedIn hier: https://www.linkedin.com/in/susanne-jestel/
Beate Mader - Kommunikationsgenalistin on-und offline
Ich hab mal das Blogstöcken aufgefangen und auch einen Beitrag zur Blogparade geschrieben. https://visionhochdrei.de/strukturiertes-arbeiten/
Hier bei LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/beatemader/
Monika Birkner - Business-Strategin
Hallo Claudia,
danke schön für die spannende Blogparade.
Ich bin Monika Birkner und unterstütze erfahrene Solopreneure, sich immer wieder neu zu erfinden im Zeitalter der KI und Veränderungen als Chance zu nutzen, immer mehr das Business so zu gestalten, wie es zu ihnen passt und eine gute Zukunft hat.
Tools spielen dabei natürlich eine wichtige Rolle. Hier ist mein Blogpost dazu: https://monikabirkner.de/tool-strategie-fuer-mein-solo-business-meine-lieblings-tools-wie-sie-zusammenwirken/
Bei LinkedIn bin ich unter https://www.linkedin.com/in/monikabirkner/
Petra Polk - Mentorin für weiblichen Erfolg im Business und ein erfülltes Leben
Liebe Claudia,
gern teilen wir unsere Tools. Bei uns gilt das Motto "Weniger kann mehr sein." Doch während dem Schreiben, haben wir bemerkt: es sind doch mehr, wie wir denken. https://petrapolk.com/weniger-kann-mehr-sein
Allen Leser*innen wünschen wir viel Inspiration und stöbert gern in unserem Blog, wo weitere Beiträge rund um dein Business warten.
https://www.linkedin.com/in/petrapolk
Jasmin Schwanke - KI Queen und Funnelexpertin
Ich bin Jasmin Schwanke und unterstütze Solopreneure und Online-Unternehmer:innen dabei, ihr Business effizienter und automatisierter aufzubauen – mit Fokus auf E-Mail-Marketing, digitalen Produkten, Funnels und der smarten Nutzung von KI im Contentmarketing, insbesondere ChatGPT.
Mein Herz schlägt für Effizienz und einfache Lösungen. Deshalb teile ich in meinem Beitrag meine liebsten Tools, mit denen ich mein eigenes Business organisiert habe – und die ich auch meinen Kund:innen weiterempfehle. Besonders spannend für alle, die ihr Marketing automatisieren, hochwertigen Content erstellen und weniger Zeit mit Technik verbringen wollen.
Hier geht’s zu meinem Blogbeitrag:
👉 https://jasminschwanke.de/blog/tools-strukturiertes-arbeiten-online-business
Und zu meinem LinkedIn-Profil:
👉 https://www.linkedin.com/in/jasminschwanke/
Danke für diese tolle Aktion, liebe Claudia – ich freue mich auf die geballte Tool-Inspiration aus der Community durch deine Zusammenfassung! 🚀
