Effizient Arbeiten in der Selbstständigkeit - so geht es!

Neulich hatte ich wieder eine neue Aufgabe: die Zusammenarbeit mit meiner Testkundin im Bereich Automatisierung. Obwohl ich normalerweise gut organisiert bin, lief hier nichts effizient. Neue Tools, ungeplante Abstimmungen und unerwartete Anpassungen – alles Dinge, die man bei neuen Aufgaben oft erst im Nachhinein bemerkt. Egal wie durchdacht die Prozesse sonst sind, bei neuen Projekten stolpere ich immer wieder über Details, die ich vorher nicht auf dem Schirm hatte.

Es macht mir Spaß, neue Aufgaben umzusetzen, und es stresst mich gleichzeitig. Denn meine Zeiteinschätzung liegt meistens daneben. Und dabei bin ich oft alles andere als effizient.

Lies unbedingt weiter, wie du effizienter arbeiten kannst und du wirst sehen, am Ende sparst du dir jeden Tag mindestens eine Stunde Zeit und gewinnst deine Energie zurück.

Inhaltsverzeichnis

Bevor ich dir konkrete Strategien und Tipps für effizientes Arbeiten als Selbstständige an die Hand gebe, möchte ich dir kurz erklären, warum du effizient arbeiten solltest und was der Unterschied zwischen effizient und effektiv ist.

Warum du effizient arbeiten solltest

Der klare Vorteil von effizientem Arbeiten ist die Ersparnis:

Du sparst deine Energie, deine Zeit und auch andere eingesetzte Ressourcen. (Bitte überlies diesen Satz nicht einfach. Er klingt so banal, hat es aber durchaus in sich.)

Das führt langfristig dazu, dass du zufriedener in deinem Tun bist und am Ende auch mehr Erfolg haben wirst. Dein Stresslevel sinkt und du kannst gesund leben und arbeiten. 

Effizient und oder effektiv? Was ist der Unterschied?

Der Reihe nach: Klären wir zuerst einmal, was Effizienz überhaupt bedeutet.

Etwas effizient zu erledigen, meint das “WIE du eine Aufgabe ausführst". Welche Schritte führst du nacheinander durch, um das Ergebnis der Aufgabe zu erhalten? Hast du einen standardisierten Ablauf oder erledigst du die Aufgabe immer auf unterschiedliche Art und Weise? Welche Tools nutzt du zum Umsetzen? Wie viel Zeit brauchst du dafür? Das sind alles Fragen, die danach fragen, ob du die Aufgabe auch wirtschaftlich erledigst. 

Ein Beispiel, das du vielleicht kennst:

Du willst einen Social-Media-Post erstellen. Dabei probierst du jedes Mal neue Farben, suchst nach einem neuen Design und sitzt am Ende 5 Stunden daran, dass dieser kurze Post fertiggestellt ist. Wenn du das effizient machen willst, dann hast du dir deine Markenfarben für deine Designs gespeichert, hast maximal 3 Postvorlagen, die du im Wechsel nutzt und musst nur noch das passende Bild, den Text und die Hashtags erstellen. Du brauchst pro Posting nur 45 Minuten. 

Dann gibt es noch die Effektivität. Hier geht es darum, “WAS du erledigst". Zahlt die Aufgabe auf dein Ziel ein, ist hier die zentrale Frage?

Ein Beispiel, was zum obigen Thema passt:

Du investierst tgl. 45 Minuten für ein Posting in Social Media an 5 Tagen pro Woche.  Das geht so gut, weil du effizient arbeitest. Doch als du deine Zahlen analysierst, bemerkst du, dass du über Social Media gar keine Kunden gewinnst, sondern die bisherigen Kunden alle über deinen Newsletter oder deinen Blog gekommen sind. Also zahlt Social Media gar nicht auf dein Ziel der Kundengewinnung ein. Du arbeitest zwar effizient, aber erledigst die falsche Aufgabe. Die 3,75 Stunden/Woche kannst du getrost in eine andere Aufgabe investieren, zum Beispiel deinen Newsletter regelmäßig schreiben.

Was ist wichtiger: Effizient oder effektiv arbeiten?

Jetzt drängt sich natürlich die Frage auf, welches der beiden wichtiger ist. Am obigen Beispiel kannst du das schon selbst herleiten.

Wie kannst du es dir merken: Effektiv und effizient – eine Eselsbrücke

Eine einfache Eselsbrücke um dir das zu merken ist folgende: Effektiv kommt im Alphabet vor Effizient. Wie im echten Leben auch. 

Und wenn du nun beides zusammen nimmst, erhältst du die ultimative Superkraft:

Effektivität + Effizienz = Produktivität

Das heißt, dass du zuerst wissen solltest, was die richtigen Aufgaben sind. Dann überlegst du dir, wie du die Aufgabe so erledigen kannst, dass mit minimalem Aufwand für dich das maximale Ergebnis erzielt wird.  So wirst du richtig produktiv sein. Cool, oder?

7 Erfolgsstrategien, um effizient zu arbeiten

Du kennst nun den Unterschied zwischen effektiv und effizient sein.

Und du möchtest meine 7 Erfolgsstrategien und Grundlagen für effizientes Arbeiten als Selbstständige wissen?

Los gehts!

1. Klarheit über deine Ziele und deine Aufgaben 

Du solltest dich mit deinen Zielen beschäftigt haben. Idealerweise machst du dir einen Jahresplan für deine groben Ziele. Das sind meistens relativ konkrete Ergebnisse, also Ergebnisziele. Zum Beispiel: 1000 neue Newsletter Abonnenten oder 20% mehr Umsatz. Die meisten schrecken solche Ziele ab, weil sie sehr abstrakt sind. Sie übersehen den nächsten Schritt:

Aus den Ergebniszielen kannst du nun für dein Quartal, deinen Monat und deine Woche Handlungsziele ableiten. Das sind deine Aufgaben, die du machen darfst, um zu deinen Ergebnissen zu kommen. Zum Beispiel: Pro Monat 3 Webinare veranstalten, im Frühjahr und Herbst eine Challenge zum Thema XY durchführen, jede Woche einen Newsletter schreiben. 

2. Aufgaben organisieren

Wenn du diese Klarheit hast, kannst du dich daran machen, dir zu überlegen, welche Schritte du für jede Aufgabe brauchst, um sie mit minimalem Aufwand zu erledigen. Und diese Aufgaben kannst du prima in deinem Projektmanagement-Tool organisieren. Denn wenn du sie dort einmal erfasst hast, kannst du diese jederzeit anpassen, deine Zeit dafür erfassen und auch immer wieder gleich ablaufen lassen. Ich mache das in Clickup. (kein Affiliate, aber ein Empfehlungslink über den du 10%Rabatt bekommst)

Beispiel: Aufgaben organisieren in Clickup

Für Projekte ideal

3. Weniger ist mehr – dein Arbeitsplatz und dein Fokus

Ordnung im Außen, bringt Ordnung im Innen. Das ist ein wichtiger Leitsatz in meinem Leben. Je weniger dich an deinem Arbeitsplatz ablenken kann, desto besser kannst du deine Aufgaben umsetzen. Also wenn du damit ein Problem hast, dann räume mal ordentlich auf und mache deinen Schreibtisch leer. Das gilt im Übrigen auch für deinen digitalen Arbeitsplatz ;-) (Wusstest du das alles, was du auf deinem Desktop speicherst, deinen Rechner langsamer macht?) 

Weniger ist mehr, gilt auch für deinen Fokus

Wir neigen dazu, uns mehr vorzunehmen, als realistisch ist. Ideal ist es, einen Fokus pro Tag und maximal 3 pro Monat oder Quartal zu haben.

Was meine ich mit Fokus? Du hast ein Thema, was für dich an dem Tag wichtig ist, auf jeden Fall umzusetzen. Für mich ist es heute, an diesem Blogartikel zu arbeiten. Dieser bekommt heute den größten Anteil an Arbeitszeit zugeteilt.  

4. Pausen für dein Energielevel

Um wirklich effizient zu arbeiten, ist es wichtig, dass du Pausen eingeplant hast. Wir neigen dazu, bei voller werdender To-Do-Liste die Pausen zu streichen, um mehr abzuarbeiten. Dabei ist es erwiesen, dass unser Gehirn Pausen braucht, um wirklich effizient arbeiten zu können. Prüfe gern mal für dich, wie lange du konzentriert arbeiten kannst. Ich persönlich mache ca. alle 45-50 Minuten eine Pause von 5 Minuten (trinken, Pippi) und nach ca. 120 Minuten 15 Minuten Pause (bewegen). Das ist für mich ein gutes Intervall, um mich wirklich in ein Thema zu vertiefen und zwischendurch für frischen Wind zu sorgen.

Du solltest in den Pausen auf keinen Fall dein Smartphone in die Hand nehmen. Denn das wäre keine erholsame Pause. Ideal ist es, sich zu bewegen (kleine Yogaeinheit, mal schnell die Treppe rauf gelaufen, barfuß im Garten über die Wiese, ein Tänzchen zum Lieblingssong) und auf jeden Fall etwas zu trinken, am besten Wasser.  Damit steigerst du deine Leistungsfähigkeit und dein Gehirn arbeitet besser. 

5. Umgang mit Ablenkungen - Selbstmanagement ist unabdingbar

Bei Ablenkungen gilt stets: besser verhindern, als damit umgehen. Denn immer, wenn du auf eine Ablenkung reagieren musst, verschwendest du Energie. Und das wollen wir bei effizientem Arbeiten ja verhindern. 

Idealerweise planst du dir störungsfreie Zeiten zum Arbeiten ein. Vor allem für Aufgaben, die Konzentration oder Kreativität benötigen. Trage sie dir in deinen Kalender und sieh sie als verbindlichen Termin mit dir selbst. 

Um digitale Ablenkungen zu verhindern, nutze Fokus-Apps oder für Social Media NewsFeed Eradication. Nutze die Smartphonefunktionen, wie den Flugmodus oder “nicht stören” oder stelle dir eine Fokuszeit ein, in der nur bestimmte Telefonnummern (zum Beispiel die der Familie oder Schule) zu dir durchdringen dürfen. Dies gilt für alle, die sagen, ich muss erreichbar sein für Notfälle. 

Du kannst mit binauralen Beats, Fokusmusik oder Noise-Cancelling-Kopfhörern arbeiten. Hier ist alles erlaubt, was dir zu mehr Konzentration verhilft. Ich nutze das Wort “müssen” nicht oft. Doch hier ist es angebracht: Du musst dir das selbst organisieren und einrichten. Denn alle anderen sind nicht daran interessiert, dass du ohne Ablenkung arbeiten kannst. Sie wollen deine Aufmerksamkeit. Seien es deine Kinder oder die Untiefen des worldwideweb - deine Aufmerksamkeit ist ihr Ziel. Immer. 

6.Prozessbeschreibungen und Ablaufstrukturen

Und nun kommen wir noch zum Beispiel aus der Einleitung. Für alles, was du in deinem Business tust, hast du Abläufe -bewusst oder unbewusst.

Je unbewusster diese sind, umso so weniger effizient arbeitest du.

Für neue Prozesse ganz normal, doch sobald du diese angehst, fang an, dir eine Vorlage anzulegen, in der du jeden Schritt notierst. 

Also mach dir deine Abläufe bewusst und schreib sie auf. Das sind deine SOPs (Standard Operating Procedures). Hier ein Beispiel von mir:

SOP Blogartikel schreiben

SOPs sind auch super nützlich, wenn du irgendwann einmal Aufgaben oder Teile davon auslagern willst, zum Beispiel an eine Virtuelle Assistenz. Denn mit der SOP hast du eine genaue Handlungsanleitung für deine unterstützende Kraft und du sparst dir große Einarbeitungszeiten. 

7. Automationen nutzen

Um wirklich effizient arbeiten zu können, könntest du auch mal prüfen, welche Aufgaben immer wieder den gleichen Ablauf haben und weder kreativ sind, noch Entscheidungen brauchen. Denn diese kannst du prima automatisieren.

Dazu gehört ganz einfach ein Terminplanungstool für deine Gespräche, bestimmte E-Mail-Serien, deine Buchhaltung, das Verschieben von Dateien von A nach B. Dein Kundenmanagement …… Kurz: Es gibt unglaublich viele Anwendungsfälle für Automationen. 

Viele Programme bringen schon Lösungen für einfache Automationen mit sich. Oder sie sind mit einem Tool wie Zapier oder make (Affiliate-Link) ganz einfach umzusetzen. Damit sparst du Zeit und reduziert auch die Fehleranfälligkeit. 

Wenn dich das Thema interessiert, dann können wir gern dein Business auf Automatisierungsmöglichkeiten abklopfen. 

Zusammenfassung

Für mich ist effizientes Arbeiten der Schlüssel zu weniger Stress und mehr Zufriedenheit.

Es fängt damit an, dass ich meine Ziele klar definiere und meine Aufgaben sinnvoll organisiere. Wenn ich dann noch meine Prozesse ordentlich dokumentiere und Routinearbeiten automatisiere, kann ich nicht nur Zeit sparen, sondern auch die Qualität meiner Arbeit verbessern.

Effektivität und Effizienz gehen dabei Hand in Hand und machen den Unterschied aus, ob ich am Ende des Tages erschöpft oder zufrieden bin. Deshalb lohnt es sich wirklich, die eigene Arbeitsweise zu optimieren – so bleibt mehr Zeit für das, was wirklich zählt, beruflich und privat.

Und wenn du wissen willst, wie du deine Woche so planen kannst, dass genug Zeit für dich bleibt, dann lies gern in meinem Blogartikel zur Wochenplanung für mehr Energie nach.