“Planst du deine Woche nicht, lebst du für die Zeit der Anderen.” Das klingt nach einer starken Behauptung. Doch es ist genau so. Du bringst dich dadurch automatisch in einen Reaktionsmodus - du reagierst auf alles was von Anderen an dich herangetragen wird. Und da du keine Planung für deine eigenen Ziele hast, erledigst du die Dinge der Anderen in deiner Zeit. Du stehst hinten an. 

Bei der Wochenplanung gibt es vor allem in der Selbstständigkeit einen entscheidenden Grundsatz: PAY YOURSELF FIRST. Denn als wichtigstes Zahnrädchen in deinem Business geht es darum, dass du genug Energie hast, an deinen Zielen zu arbeiten. Und das so, dass du dich nicht zerrissen fühlst zwischen Job und Privatleben. 

Nachdem wir uns die Bedeutung eines Wochenplans vor Augen geführt haben, stellt sich die zentrale Frage: Wie kann eine effektive Wochenplanung tatsächlich dazu beitragen, mehr Energie zu gewinnen? Schließlich kostet sie mich erstmal Zeit. Lass uns gemeinsam die Antwort darauf entdecken und in sechs einfachen Schritten zu einer Woche voller Energie und Produktivität gelangen.

Warum ist ein Wochenplan für Selbstständige wichtig?

Die Wochenplanung ist das zentrale Mittel, um dein Zeitmanagement ganz konkret zu verbessern. Du gewinnst dadurch:

1. Einen besseren Überblick und klare Entscheidungen: Mit einer guten Wochenplanung siehst du deine Aufgaben im großen Ganzen und kannst besser entscheiden, was wirklich wichtig ist. Das hilft dir, Prioritäten zu setzen und weniger Zeit mit unwichtigen Aufgaben zu verbringen​.

2. Kontrolle über deinen Kalender: Anstatt jeden Tag spontan zu entscheiden, was du erledigen musst, legst du fest, wann welche Aufgaben dran sind. Das reduziert den Stress und du fühlst dich organisierter und entspannter​.

3. Mehr Produktivität: Wenn du deine Woche planst, kannst du dich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren und die kleinen, unwichtigen Dinge minimieren. Das gibt dir ein gutes Gefühl und sorgt dafür, dass du mehr schaffst​.

4. Weniger Stress: Indem du Pufferzeiten für unvorhergesehene Ereignisse einplanst und bewusst Pausen setzt, reduzierst du deinen Stresspegel. Pausen sind wichtig, um die Energie über die Woche hinweg aufrechtzuerhalten​​.

5. Bessere Work-Life-Integration: Wochenplanung bedeutet nicht nur deine Arbeit, sondern auch deine Freizeit einzuplanen. So stellst du sicher, dass du genug Zeit für Erholung, Familie und Hobbys hast, was langfristig deine Lebensqualität verbessert​​.

Statistiken und Studien zur Effektivität

Studien zeigen, dass ein guter Wochenplan die Produktivität deutlich steigern kann. Forscher der University of California haben herausgefunden, dass Menschen, die ihre Aufgaben systematisch planen, bis zu 30% effizienter arbeiten und weniger gestresst sind. Eine weitere Untersuchung der Harvard Business Review zeigt, dass Manager, die ihre Woche planen, nicht nur produktiver, sondern auch zufriedener mit ihrer Arbeit sind und weniger Burnout-Symptome haben.

Zusammengefasst: Die 30 Minuten, die du in eine durchdachte Wochenplanung investierst, gewinnst du locker zurück. Es ist ein bisschen wie das Schärfen der Säge, bevor du den Baum fällst. Mit einer scharfen Säge bist du eindeutig schneller. Du fühlst dich energiegeladener, während du kontinuierlich an deinen Zielen arbeitest und Arbeit und Leben wirklich vereinbar sind. 

Energiezentrierte Wochenplanung - “Pay yourself first” oder der Akku-Ansatz

Den Slogan “Pay yourself first” habe ich aus der Finanzwelt gemopst. Er ist aus meiner Sicht der wichtigste Grundsatz, um deine Woche zu planen. 

Der Akku-Ansatz stellt dabei deine eigene Energie als zentrale Ressource in den Mittelpunkt. Die Idee dahinter ist simpel: Wie ein Smartphone-Akku muss auch unsere Energie regelmäßig aufgeladen und sinnvoll genutzt werden. Indem wir unsere Energie als zentrale Ressource betrachten, können wir bewusster mit unseren Kräften umgehen und langfristig effizienter und gesünder arbeiten.

Das Ziel des Akku-Ansatzes ist es, Energiespender als erstes und damit häufiger einzubauen und Energieräuber auf das notwendige Minimum zu reduzieren. 

6 konkrete Schritte zur energiezentrierten Wochenplanung

Vorbereitung der Wochenplanung

Zeitpunkt: Es gibt zwei richtig gute Zeitpunkte, um deinen Wochenplan zu erstellen. Der erste - und mein Favorit - ist das Ende der Woche. Für mich ist es die letzte Handlung, bevor ich in ein arbeitsfreies Wochenende starte. Manchmal mache ich sie auch am Samstagmittag. Der zweitbeste Zeitpunkt ist der Wochenanfang. Diesen darfst du für dich definieren.

Nutzung von Tools zur Unterstützung: Neben “Pay yourself first” ist das zweite wichtige Prinzip bei der Wochenplanung, dass du sie immer schriftlich machst. Bei den Tools geht es darum, sie so auszuwählen, dass sie dir dienen und möglichst einfach gehalten sind. 

Als absolute Basics zählen dazu ein analoger Kalender und ein Notizbuch für deine To-Do-Liste. Wenn du damit arbeiten kannst, ist das fein. 

Aus meiner Sicht ist es heute am besten, mit digitalen Tools zu arbeiten. Sie sind cloudbasiert und somit hast du überall Zugriff darauf. Du kannst sie untereinander synchronisieren und hast die Möglichkeit, automatisierte Erinnerungen und Co. zu nutzen.  Also alles, was es dir im Alltag erleichtert und die Dinge aus deinem Kopf bringt. Das spart Zeit. Du kannst Änderungen schneller umsetzen als im analogen und so deine Planung aktuell halten. Auch eine Zusammenarbeit mit Kunden oder Freelancern ist darüber unkompliziert möglich.

Ich persönlich nutze Google Calendar für meine Planung. Dabei arbeite ich mit 3 Kalendern, die unterschiedlich farbig markiert sind. Ein Kalender für mein Business, einen für meine privaten Termin und einen für meine Familientermine. In der App kann ich auswählen, welche ich angezeigt haben will. Das sorgt für eine leichte Übersichtlichkeit. Für meine Ziele und Aufgaben nutze ich Clickup. Mir war es wichtig, Tools zu haben, die sich verbinden lassen und die möglichst viele meiner Anforderungen (Docs/Wiki, Vorlagen, Formulare, Aufgaben, Ziele - alles an einem Ort und Automatisierungsmöglichkeiten) in einem Tool erfüllen. #toolminimalismus. 

Ablauf für deine konkrete Planung in 6 Schritten

1.Reflexion

Um sicherzugehen, dass du nichts vergisst, kannst du vor der eigentlichen Planung dein Hirn noch einmal ausleeren (Braindump). Schreib alles auf ein Blatt Papier, was dir gerade so im Kopf rumgeistert und noch keinen Platz in deinen To-Dos gefunden hat oder dich emotional beschäftigt. Das kannst du dann in deiner Wochenplanung mit berücksichtigen.

Dann reflektierst du anhand folgender Fragen deine Vorwoche:

1. Hatte ich genug Zeit, an meinen Zielen zu arbeiten?

2. War meine Planung realistisch?

3. Welche Störfaktoren gab es und wie sind diese abstellbar?

2.Bestandsaufnahme und Planung deiner Energiequellen

Im zweiten Schritt geht es darum zu prüfen, welche Dinge in deinem Alltag und auf deiner To-Do-Liste dir eher Energie rauben bzw. dir Energie spenden. 

Nimm dir dazu deine Aufzeichnungen und male einen lachenden Smiley an alles was dir Energie gibt und einen traurigen Smiley an die Energieräuber. Du kannst es auch einfach farblich markieren. Lass dir dafür wirklich Zeit und fühl mal in dich rein. 

In unserem heutigen Alltag machen wir oft unbewusst Dinge, die uns bei genauerem Hinspüren eher schlecht fühlen lassen. Social Media scrollen ist hier ein gutes Beispiel. Als Selbstständige brauchen wir Social Media. Doch die Gefahr, sich zu vergleichen und sich dadurch minderwertig zu fühlen, ist groß.

Dazu kommen andere Aufgaben, die wichtig sind, die uns aber gar nicht so liegen, wie Buchhaltung oder manche Marketingaktivität.

Ich sehe dich schon die Augenbrauen hochziehen und skeptisch fragen: Wie soll ich das denn bitte streichen?  Ich weiß: Das geht nicht mit allen Aufgaben und Verpflichtungen, die wir haben. Doch vielleicht kannst du diese zumindest reduzieren: indem du sie an jemanden überträgst oder bewusster einsetzt.

Im Business könntest du zum Beispiel für Social Media einen Feed-Eradicator einsetzen und  mit einem festgesetzten Zeitrahmen gezielt posten und kommentieren. Und du könntest die Buchhaltung weitgehend automatisieren oder abgeben.

Im Privaten machen wir das zum Beispiel bei uns mit dem Thema einkaufen: Mein Mann hasst es einzukaufen. Ich habe Spaß daran-also übernehme ich das in unserem Alltag. Du könntest auch den Einkaufsservice von Supermärkten nutzen und für ein paar wenige Euro deinen Einkauf abholbereit zusammenpacken lassen. Dann muss das keiner tun. 

Wenn du dir einen Überblick über deine Energiespender und -räuber verschafft hast, planst du dir zuerst all die Dinge in deiner Woche als Termin ein, die dir Energie geben. Das können Hobbys und Beziehungen sein, Me-Time, und auch alles, was deinem Körper gut tut. Damit stellst du sicher, dass du dir genug Zeit dafür nimmst.

3. Fremdbestimmte Zeiten reflektieren und eintragen

Da wir alle keine Insel sind, haben wir auch Termine, über deren Lage wir nur wenig selbst bestimmen können. Diese tragen wir als nächstes in unseren Wochenplan. Das könnten sein:

• Meetings, die durch Kunden oder Partner vorgegeben sind

• Termine von Familienmitgliedern, die für dich wichtig sind 

• geplante Zeiten für die Zusammenarbeit mit deinen Kunden

Bitte hinterfrage dich hier kritisch, ob du wirklich keinen Einfluss auf diese Zeiten hast? Gerade in der Selbstständigkeit kannst du für dich gut planen, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten du am liebsten mit deinen Kunden zusammenarbeiten willst. Oder meinst du, du musst immer parat stehen und erreichbar sein?

Inhalte von Meetings lassen sich oft in einem Projektmanagement-Tool gut abbilden und für jeden zeitlich unabhängig einsehen. 

Viele Selbstständige machen die Erfahrung, dass Kunden bei klarer Kommunikation großes Verständnis für eine eingeschränkte Erreichbarkeit haben. Ist das Ergebnis für deine Kunden durch ungestörtes Arbeiten nicht besser? Ein Argument, was stets gut ankommt. 

4. Energiephasen und Fokuszeit

Im vierten Schritt überlegst du dir, wann du deine beste Zeit hast, in der du dich energiegeladen fühlst und dich gut konzentrieren kannst. Je nach Chronotyp kann das eher vormittags oder eher am Nachmittag/Abend sein. In dieser Zeit  können die meisten kreativen Aufgaben gut erledigt werden.

Für diese Zeit planst du dir täglich mindestens eine Stunde Fokuszeit. Die Fokuszeit ist wichtig für die Aufgaben, die dich deinen Zielen näher bringen. Das sind die klassischen B-Aufgaben, wenn du mit Eisenhower priorisierst. Kleiner Exkurs: Das sind konkrete Handlungsziele die zu deinen Ergebniszielen beitragen. Hier kannst du gern mit 1-3 Monatsthemen oder Wochenthemen arbeiten und dir dafür Zeitblöcke eintragen (zum Beispiel: neues Produkt/Dienstleistung erstellen, Launch von xy, Prozessoptimierung Kundenonboarding,...) 

In Phasen mit niedrigem Energielevel planst du Aufgaben ein, die eher routiniert und ohne große Kreativität ablaufen und die du gut vorbereiten kannst. Dazu gehören E-Mails bearbeiten, Ablage und Buchhaltung, manche Telefonate und Meetings, Statistiken auswerten, Dokumente erstellen, ggf. Schneiden von Videos/Audios.   

5. Plane Pausen und Erholungszeiten

52 Minuten arbeiten und 17 Minuten Pause - sehr produktive Menschen halten sich an diesen Rhythmus. Das haben Forscher herausgefunden. 

Bei mir ist das so: wenn ich keine Pausen einplane, dann mache ich auch nur sehr unregelmäßig welche. Ich bleibe dann einfach am PC kleben und arbeite von einem Thema zum anderen. Nachmittags merke ich dann meinen steifen Rücken und meine unrund laufende Hüfte. 

Das Problem dabei: machen wir keine Pausen, dann ist unser Energielevel irgendwann so niedrig, dass wir nicht mehr die Kraft haben, Pausenaktivitäten zu wählen, die uns erholen lassen. Wir wählen dann oft Dinge, die uns Energie ziehen. 

Das Coole ist: Pausen müssen nicht lang sein. Schon mal von Mikropausen gehört? Sie sollen dich mit neuer Energie anfüllen. Deshalb dürfen wir auch Dinge machen, die uns Energie geben (HANDY WEGLEGEN!, Frischluft atmen, ein Getränk holen, Stretchen, Treppe hoch und runter laufen, ein paar Sonnengrüße, den Vögeln zuschauen….)

Ich plane mir flexible Pausen ein. Was bedeutet das? 

Für jede Stunde plane ich mir 45 Minuten Arbeitsaufgaben ein, die dann von 15 Minuten Pause unterbrochen sind. Meine Mittagspause plane ich mit 40 Minuten. Für mich ist das so ideal. Ich habe damit genug Puffer und höre dann in mich rein, was ich jetzt brauche. Wenn mich ein Thema gerade so fesselt, dann mache ich zwischendurch nur eine kurze Pause und gönne mir nach Abschluss dieses Themas immer eine längere. Und wenn ich merke, ich komme in einem Thema nicht weiter, dann ist das für mich ein guter Anzeiger, erstmal eine Pause zu machen, um den Kopf frei zu bekommen. In diesen Pausen bewege ich mich.  

Es ist nicht immer einfach in der Selbstständigkeit. Allzu leicht lassen wir uns in einen Selbst und ständig Sog ziehen. Wir dürfen uns immer wieder klar machen, dass wir uns deshalb selbstständig gemacht haben, damit wir unseren Arbeitstag selbst bestimmen können. Dazu gehören vor allem die Pausen. 

6. Flexibilität und Anpassung

Unvorhergesehene Ereignisse und Veränderungen sind im Leben und in der  Selbstständigkeit eher öfter anzutreffen. Du  meisterst das mit einer flexiblen und anpassbaren Planung.

Dazu gehören Pufferzeiten. Plane nicht Termin an Termin, sondern baue immer einen Puffer mit ein. Eine gute Größenordnung liegt bei ca. 30% deiner verplanten Zeit als Puffer on top. 

Hast du in deinem Alltag noch kleine Kinder und Angehörige, die deine Betreuung brauchen, mache diesen Puffer etwas größer, eher Richtung 50-60%. Selbstständigen Eltern empfehle ich für solche Zeiten sogar, einen Blueprint für die ideale Woche mit krankem Kind zu erstellen. Dieser hilft, sich ganz schnell zu orientieren. 

Tritt ein unerwartetes Ereignis ein, musst du möglicherweise auch deine Aufgaben neu priorisieren. Eine regelmäßige Überprüfung hilft dir, den Überblick zu behalten und flexibel zu reagieren. Nimm dir Zeit am Ende des Tages zu reflektieren, was gut gelaufen ist und was nicht. Diese Reflexion hilft dir, deine Wochenplanung kontinuierlich zu verbessern. Hier habe ich dir einen Desktop-Hintergrund für deine Reflexion erstellt.

Fazit

Die Wochenplanung ist ein unverzichtbares Werkzeug für Soloselbstständige, um ihre Zeit effizient zu nutzen und Energie zu gewinnen. Mit einer gut durchdachten Wochenplanung lassen sich sowohl berufliche Aufgaben besser organisieren als auch private Verpflichtungen und Erholungszeiten integrieren.

Eine gut strukturierte Wochenplanung hilft dir, effizienter zu arbeiten, Stress zu reduzieren und eine bessere Work-Life-Integration zu erreichen. Indem du deine Energiequellen priorisierst und deine Planung flexibel hältst, kannst du deine Produktivität steigern und gleichzeitig für dein Wohlbefinden sorgen. 

Für den inneren Kritiker

Ja - es klingt so, als bliebe nicht genug Zeit, um alles zu schaffen, was du dir vornimmst, bei den ganzen Puffern und Pausen. Doch wenn du dich selbst an deine Planung hältst, dann wirst du den Unterschied spüren. 

Bist du immer noch skeptisch? Dann lade ich dich ein, es als Experiment zu betrachten. Probiere es mal einen Monat aus: 2 Wochen ohne Planung und zwei Wochen mit einer guter Wochenplanung. Danach kannst du ja wieder auf dein altes System umsteigen. 

Starte Jetzt

Jetzt ist der perfekte Zeitpunkt, um deine Woche energiezentriert zu planen. Sieh es als eine Investition in dich selbst und in den Erfolg deines Business. Die Vorteile sind enorm: mehr Energie, weniger Stress und eine klare Ausrichtung auf deine Ziele. Fang klein an und passe die Planung schrittweise an deine Bedürfnisse an. Sei geduldig mit dir selbst und gönne dir die Freiheit, deine Pläne anzupassen, wenn es nötig ist. Du wirst sehen, wie sich dein Alltag positiv verändert und du mit mehr Leichtigkeit und Freude deine Aufgaben bewältigen kannst. Mach den ersten Schritt und erlebe es hautnah.

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Freue dich auf einen Kurs, der dir hilft, deine Zeit besser zu nutzen und deinen Alltag stressfreier zu gestalten.