Stell Dir vor, Du möchtest ein Gericht kochen, das immer gelingt – egal, ob Du oder jemand anderes es zubereitet. Mein Mann macht z. B. fantastische Mehlklöße mit Gurkensalat, aber immer ohne Rezept, einfach nach Gefühl. Als ich neulich die Mehlklöße zubereiten musste, war ich unsicher, weil ich kein Rezept hatte und mir das „Gefühl“ für den Teig fehlte.

Genauso verhält es sich mit Prozessen in Deinem Business: Ohne eine klare Prozessbeschreibung kannst du zwar alles nach deinen Vorstellungen erledigen, aber soll jemand anderes deine Arbeit übernehmen, fehlt Dir die Sicherheit, dass alles reibungslos funktioniert.

Eine Prozessbeschreibung hilft Dir, Deine Abläufe klar zu strukturieren und gibt Dir die Freiheit, auch bei seltenen oder komplexen Prozessen alles richtig zu machen. Sie muss nicht kompliziert sein – es geht einfach darum, die einzelnen Schritte einmal schriftlich oder visuell festzuhalten, damit Du sie jederzeit nachschlagen kannst.

Was ist eine Prozessbeschreibung?

Es klingt kompliziert, ist aber ganz einfach

Eine Prozessbeschreibung ist im Grunde nichts anderes, als die Schritte, die Du in einem Ablauf durchführst, aufzuschreiben. Du kannst dabei ganz einfach in Stichpunkten festhalten, was wann zu tun ist und wo Du auf Tools oder andere Menschen angewiesen bist. Es geht nicht um komplizierte Begriffe, sondern um eine klare und leicht verständliche Anleitung, wie ein Prozess abläuft. Diese Beschreibung ist eine unverzichtbare Grundlage, um später den Prozess zu automatisieren oder zu delegieren.

Also gerade wenn du im Wachstum bist, wird es nötig, deine Prozesse schriftlich zu haben.

Vorteile von klar definierten Prozessen: Weniger Fehler, mehr Effizienz

Eine klare Beschreibung deiner Abläufe bietet viele Vorteile: Besonders bei selten ausgeführten Aufgaben hilft sie, Fehler zu vermeiden und Zeit zu sparen. So kannst Du jederzeit nachschlagen, wie der Ablauf genau funktioniert. Ein Beispiel: Ich habe kürzlich in meinem Prozess für Blogartikel festgelegt, dass ich eine Autorenbox am Ende jeden Artikels einfügen möchte. Weil das ein neuer Schritt in meinem Prozess war, habe ich ihn bei der letzten Artikelveröffentlichung glatt vergessen. Dank meiner Prozessbeschreibung konnte ich ihn nachholen, bevor der Artikel veröffentlicht wurde. Das zeigt, wie wichtig es ist, neue Schritte schriftlich festzuhalten, um sie nicht zu vergessen.

Prozesse automatisieren oder auslagern

Eine Prozessbeschreibung ist auch der erste nötige Schritt, um Prozesse zu automatisieren oder auszulagern. Sie zeigt Dir, welche Abläufe automatisiert werden können und welche Tools dabei unterstützen. Sie hilft auch neuen Mitarbeitern oder Freelancern, sich in die Abläufe einzuarbeiten. Gleichzeitig kannst Du durch das schriftliche Festhalten eines Prozesses erkennen, welche Schritte überflüssig sind oder wo ein Tool den Prozess verbessern könnte. Eine gute Prozessbeschreibung ist also der Schlüssel zu effizienteren Arbeitsabläufen.

SOP: Die Basis jeder erfolgreichen Automatisierung

Eine SOP (Standard Operating Procedure) ist nichts anderes als eine möglichst genaue Ablaufbeschreibung des Regelfalls.  In einfachen Worten: Du erfasst die Schritte eines wiederkehrenden Ablaufs – ohne Fachchinesisch. Es geht darum, klar und präzise zu beschreiben, wer was macht und wo Tools oder Menschen ineinander greifen müssen. Eine SOP stellt sicher, dass der Prozess jedes Mal gleich gut durchgeführt wird, unabhängig davon, wer ihn ausführt. Sie hilft dabei, die Qualität zu sichern und den Prozess verständlich und einfach zu halten.

Fallstricke und Ängste

Viele haben Angst, dass Prozessoptimierung kompliziert sein könnte.  Doch das muss sie nicht. Eine Prozessbeschreibung zu erstellen, ist einfach: Du schreibst einfach die Schritte auf oder zeichnest sie auf. So bekommst Du die Abläufe aus dem Kopf aufs Papier und kannst sie in Ruhe analysieren. Oft fällt dabei schon auf, wo es in der Vergangenheit gehakt hat oder welche Schritte optimiert werden können.

Und das Beste: Gut strukturierte Prozesse machen Dich und Deine Kunden zufriedener, weil sie reibungsloser ablaufen.

Häufige Fehler bei der Erstellung

Bei der Erstellung von Prozessbeschreibungen können sich leicht einige typische Fehler einschleichen, die den Nutzen der Beschreibung einschränken. Hier sind die häufigsten:

1. Fließtext statt Stichpunkte
   Ein häufiger Fehler ist, den Prozess in einem Fließtext zu beschreiben, anstatt ihn in klaren Stichpunkten zu gliedern. Fließtexte sind nicht nur schwieriger zu lesen, sondern auch unübersichtlich, wenn der Prozess später angepasst werden muss. Stichpunkte sind präzise, leicht zu überarbeiten und bieten eine klare Struktur.

2. Inaktive Formulierungen
   Vermeide inaktive oder passive Formulierungen. Statt „Das Formular muss ausgefüllt werden“ solltest Du den Prozess aktiv beschreiben, z.B. „Fülle das Formular aus“. So wird der Ablauf klarer und die Verantwortung deutlicher.

3. Nur Sonderfälle festhalten
   Manche tendieren dazu, in Prozessbeschreibungen vor allem auf Ausnahmen oder Sonderfälle einzugehen. Eine nutzbringende Beschreibung sollte jedoch den Regelfall dokumentieren, also den Ablauf, der am häufigsten vorkommt.

4. Prozessschritte in falscher Reihenfolge oder zu viele Teilschritte
   Ein weiterer häufiger Fehler ist es, die Prozessschritte nicht in der richtigen Reihenfolge festzuhalten oder zu viele Teilschritte zu integrieren. Versuche, maximal 10 Schritte pro Prozess zu erfassen. Falls mehr Schritte notwendig sind oder sich Zuständigkeiten ändern, teile den Prozess lieber in zwei auf.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung von Prozessbeschreibungen

Für eine erfolgreiche Prozessoptimierung ist es wichtig, strukturiert vorzugehen. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Dir hilft, Deine Prozesse klar zu erfassen, zu optimieren und eine abschließende SOP zu erstellen:

1. Überlege, welche Prozesse Du hast
   Mach Dir zuerst bewusst, welche Prozesse in deinem Unternehmen existieren. Du hast grundsätzlich 3 Prozessarten: deine Kernprozesse, deine Unterstützungsprozesse und Führungsprozesse. Siehe Abbildung oben.

   Kernprozesse gibt es meist ein bis maximal drei. Das sind die Tätigkeiten mit denen du dein Geld verdienst.

   Führungsprozesse sind die Tätigkeiten bei denen du im Solopreneur-Ship an deinem Business arbeitest, also Strategien und Visionen. Auch das Führen von Mitarbeitern oder Freelancern gehört dazu. Diese lagerst du nicht aus.

   Unterstützungsprozesse müssen gemacht werden, bringen aber nicht direkt Geld. Dazu gehört im Online-Business Buchhaltung, Marketing, Materialbeschaffung und Instandhaltung.

2. Skizziere die Kernprozesse
   Beginne damit, die Kernprozesse zu identifizieren. Das sind die Prozesse, die unmittelbar zur Wertschöpfung beitragen. Zum Beispiel: Als Coach ist die Arbeit mit den Kunden ein Kernprozess, als Texter die Texterstellung. Beschreibe diese Prozesse grob, aber fokussiere Dich zunächst nicht zu sehr darauf, da du sie eher nicht als erstes auslagern wirst.

3. Setze den Fokus auf unterstützende Prozesse
   Der nächste Schritt besteht darin, die unterstützenden Prozesse zu identifizieren, die im Hintergrund ablaufen. Diese Prozesse – wie Kundenonboarding, Buchhaltung oder Social Media – sind ideal, um sie zu automatisieren oder auszulagern. Diese solltest Du detailliert beschreiben.

4. Überprüfe den Prozess auf Engpässe und Verbesserungen
   Bevor Du die endgültige SOP erstellst, schau Dir den Prozess noch einmal genauer an: Wo hat es in der Vergangenheit gehakt? An welchen Stellen läuft es oft nicht reibungslos? Überlege, ob es unnötige Schritte gibt, ob Schritte fehlen oder ob es Optimierungspotenzial gibt. Erst wenn Du den Prozess optimiert hast, gehe zur abschließenden Formulierung über.

5. Erfasse das Ziel, die Zuständigkeiten und Ressourcen
   Beim Erstellen der finalen SOP ist es wichtig, das Ziel des Prozesses klar zu definieren: Was soll am Ende des Prozesses erreicht werden? Erfasse zudem, welche Person oder welche Rolle für den Prozess zuständig ist und welche Ressourcen notwendig sind. Dazu gehören z.B. Dokumente, Vorlagen oder Links, die für den Prozess relevant sind und auf die Du oder Dein Team jederzeit zugreifen könnt. Eine gut strukturierte SOP beinhaltet immer auch diese zusätzlichen Informationen, damit der Prozess reibungslos funktioniert.

6. Formuliere die abschließende SOP
   Wenn der Prozess optimiert ist und Du alle Schritte, Ressourcen und Zuständigkeiten geklärt hast, formuliere die endgültige SOP. Halte Dich an die Struktur aus maximal 10 Teilschritten und beschreibe klar, wer was wann und wie zu tun hat. So kannst Du sicherstellen, dass der Prozess auch von anderen reibungslos durchgeführt werden kann. Hier findest du eine Vorlage für eine SOP.

Workshop zur Prozessoptimierung und Automatisierung

Wenn Du neugierig geworden bist, wie Du Deine Prozesse optimieren kannst oder lieber in Gemeinschaft deine Prozesse aufschreiben magst, lade ich Dich herzlich ein, Dich in meinen Struktur-Letter einzutragen. Hier teile ich regelmäßig Termine für Workshops, in denen wir anhand eines konkreten Prozesses lernen, wie man eine Prozessbeschreibung erstellt und Potenziale für Automatisierung oder Auslagerung erkennt. So findest Du heraus, wie Du Deine Prozesse effizienter und einfacher gestalten kannst. Und als Geschenk gibt’s das Workbook für automatisiertes Kunden-Onboarding.

Fazit

Warum eine gut strukturierte Prozessbeschreibung Dein Business erleichtert

Eine gut strukturierte Prozessbeschreibung ist der Schlüssel zu mehr Effizienz, weniger Fehlern und weniger Stress. Sie ermöglicht Dir, Deine Abläufe zu automatisieren oder auszulagern, ohne die Kontrolle zu verlieren. Mit einer klaren Beschreibung kannst Du auch selten durchgeführte Prozesse problemlos abwickeln und sicherstellen, dass jeder Schritt richtig und in der optimalen Reihenfolge durchgeführt wird. Nutze die Chance, Dich in meinen Struktur-Letter einzutragen und mehr über die Optimierung Deiner Prozesse zu erfahren.