„Oh man, ich wünsche mir mehr Zeit.“ Das sagte neulich eine Kollegin zu mir. Ich schaute sie fragend an. Sie legte los und schüttete mir ihr Herz aus:
Keine Zeit für Mitarbeitergespräche, sie schafft es nicht, ihre Mails zu bearbeiten, in ihrer Ablage stapelt sich alles und im Team brodelt es. Dazu kommt noch die Aufnahme des neuen Kunden. Wie soll sie das bloß alles schaffen? Sie bleibt doch schon länger.
Es ist wirklich verblüffend mit unserer Zeit.
Wenn wir nichts zu tun haben, scheint sie zäh wie Kaugummi und gerade wenn viel los ist, rinnt sie uns zwischen den Händen davon. Aber irgendwie scheint keiner genug davon zu haben. Und doch haben alle die gleiche Zeit am Tag zur Verfügung.
Woher kommt dieses Phänomen?
„Der Mensch konstruiert sich seine innere Zeit aus der Abfolge äußerer Ereignisse“, sagt Psychologin Helfrich. Untersuchungen an der Berliner Universitätsklinik Charité belegen den starken Einfluss des Unterbewusstseins auf das Zeitempfinden… Zeitparadoxon nennen die Psychologen das. In der Rückschau betrachtet werden Phasen relativer Ruhe als kurz empfunden. Zurückliegende aktive Phasen erscheinen im Gegensatz dazu länger. „Den Grund für dieses Paradoxon sehen wir darin, dass das Gehirn in aktiven Phasen deutlich mehr Informationen aufnehmen muss als in passiven Phasen“, sagt Hede Helfrich. „Auf das Lebensalter bezogen bedeutet das, dass in der Kindheit und Jugend permanent neue Ereignisse passieren und der Mensch laufend neue Eindrücke verarbeiten muss. Die jeweiligen Zeiträume werden im Nachhinein als lang empfunden. Im Alter passiert wenig Neues. Rückblickend erscheint daher die Zeit verkürzt.“
(Quelle: Zeitempfinden: Warum Jahre rasen und Sekunden schleichen – WELT)
Welche Gründe könnte es geben, dass du als Führungskraft das Empfinden hast, dass du nicht genug Zeit hast?
- Du erledigst Aufgaben genauso wie sie reinkommen. Damit reagierst du nur noch, statt aktiv zu beeinflussen.
- Du nimmst mehr Aufgaben an, als du realistisch bearbeiten kannst. Hast du ggf. ein Thema mit Nein-Sagen?
- Du delegierst Aufgaben womöglich nicht. Vielleicht weil sie dir Spass machen. Oder glaubst du, sie nur alleine optimal abarbeiten zu können?
- Du hast keine Vorgaben für deine Arbeit? Also auch keine selbst gesteckten Ziele?
- Du verstrickst dich in Gespräche mit Kollegen. Sind da vielleicht auch „olle Kammellen“ dabei, die ihr nur immer wieder wiederholt? Die bringen euch kein Stück weiter.
- Du lässt dich leicht ablenken?
- Du beantwortest immer sofort eine eingehende E-Mail?
Beantworte dir diese Fragen ganz ehrlich.
Aus meiner Erfahrung ergeben sich bei dem Problem Zeit folgende Lösungsstrategien:
- Mach dir bewusst: Zeit HAST du nicht, du nimmst sie dir. Und zwar für das, was dir wichtig ist. Das tust du bewusst, und auch unbewusst. Unbewusst immer dann, wenn du dich nicht entscheidest oder es einfach mal laufen lässt, was gerade passiert. Sind andere mit im Boot, bestimmen sie zu dem Zeitpunkt über deine Zeit.
- Du MUSST dich entscheiden. Wie haben hunderte Möglichkeiten am Tag, unsere Zeit zu verbringen. DU allein bist in der Verantwortung zu wählen, wie du das tun willst. Ent-scheiden heißt, du wählst einen der vielen Wege. Je schneller du dich entscheiden kannst-was übrigens trainierbar ist- desto mehr Zeit gewinnst du.
- Wenn du dich entschieden hast, hast du vermutlich immer noch mehrere Themen auf deiner Liste. Diese sortierst du nun nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. Das heißt, du priorisiert sie.
- Wenn du das erledigt hast, dann überlegst du, wann du sie abarbeiten willst und ggf. wer noch mit im Boot ist. Plane dir dafür die entsprechende Zeit am besten direkt in deinen Terminkalender. Lade die Personen mit ein, die noch dabei sind.
- Eine alte Bundeswehr Weisheit besagt: Zeiten setzen, Zeiten halten. Sei es dir selbst wert, dich an deine Planung zu halten. Sonst funktioniert es nicht. Also blinkt dein Termin im Kalender auf, dann widme dich für die geplante Zeit dem Thema. Am besten ohne Störungen. (Ausnahme: Du bist krank, dann sorge für dich!)
Es klingt sehr banal. Und genau das ist es auch.
Zeitmanagement ist banal und doch komplex. Du kannst hier noch viel tiefer eintauchen. Es gibt nämlich verschiedene Betrachtungsweisen für deine Zeit. Wusstest du, dass die Zeit 4 Dimensionen hat?
- Zeitbewertung
- Planung
- Umsetzung
- Monitoring
Und diese 4 Dimensionen kannst du noch in 13 Kompetenzbereiche und diese wiederum in je 4 Erfahrungsstufen einteilen. Damit kannst du richtig tief in deine Zeitoptimierung eintauchen.
Wenn dich das interessiert, dann buche dir gern ein Kennenlerngespräch mit mir.