Als Führungskraft ist eine gute Arbeitsstruktur deine wichtigste Basis. Nur so wirst du es schaffen, deinen Führungsaufgaben vollumfänglich deine Aufmerksamkeit zu schenken.
Also – hier eine nicht vollständige, aber sehr umfängliche Liste mit Anregungen dazu.
- Nimm dir Zeit für deine Wochen /Monats-/Tagesplanung
- Plane Pufferzeiten ein. Nutze dafür die ALPEN-Methode
- Priorisiere deine Aufgaben. Nutze dafür die Eisenhower-Matrix
- Passe deine Planung deinem Typ an. Brauchst du mehr Flexibilität oder arbeitest du besser mit festen Terminen?
- Plane auch deine privaten Termine.
- Plane dir Reflektions- und Pausenzeit ein.
- Nutze ein Kalendertool online oder in Papierform.
- Plane deine Aufgaben als Termin.
- Fasse gleichartige Aufgaben zusammen. Zum Beispiel E-Mails und Telefonate beantworten.
- Lege dir eine sinnvolle Ablagestruktur an. z.B. Thematisch, nach Personen oder zu Erledigen-Datum.
- Arbeite mit der Pomodoro-Technik
- Erledige Dinge, die zwischen 2-10 Minuten benötigen sofort.
- Nutze die Ohio-Methode: only handle it once. Also ließ eine Mail erst, wenn du sie auch bearbeiten kannst.
- Halte deinen Posteingang möglichst leer.
- Lösche konsequent Inhalte, die du bearbeitet hast und die keine wichtigen Infos erhalten.
- Archiviere die wichtigen Inhalte
- Nimm dir Zeit deine physische Ablage einmal pro Woche abzuarbeiten.
- Wenn du viel zu tun hast, dann kommuniziere auch, bei der Übernahme einer neuen Aufgabe, welche dann zurückgestellt werden soll.
- Betreibe Time-Boxing. Lies z.B. E-Mails nur zu festgelegten Zeiträumen.
- Wenn du am Handy häufig ähnliche Nachrichten verschickst, nutze die Shortcuts.
- Wenn du viele Besprechungen hast, plane sie wenn möglich auf maximal 2 Tage/Woche.
- Halte dir den Freitag möglichst frei von Besprechungen.
- Plane Fokuszeit ein.
- Nutze in der Fokuszeit den Flugmodus deines Handys.
- Nutze ein Bitte-nicht-stören-Schild an deiner Bürotür.
- Räume Sprechzeiten ein. Erkläre auch warum.
- Lege fest, für welche Themen du gestört werden darfst.
- Begrenzte Störungen auf ein Minimum.
- Betreibe kein Mikromanagement.
- Delegiere konsequent Aufgaben, die dein Team genauso gut kann und die nicht zu deinen Kernaufgaben gehören.
- Plane dir Wiedervorlage- oder Kontrolltermine ein für delegierte Aufgaben, die du nochmal sehen musst.
- Vertraue auf dein Team bei Aufgaben, die sie eigenverantwortlich erledigen können.
- Achte auf deine körperlichen Bedürfnisse. Gehe zur Toilette, trinke regelmäßig und nimm dir Zeit zum Essen.
- Pausen sind keine Zeitverschwendung. Sie erhöhen deine Produktivität
- Arbeite jeden Tag an den Aufgaben, die auf deine (vorgegebenen) Ziele einzahlen.
- Plane bei Aufgaben, bei denen mehrere Abteilungen mitarbeiten auch realistische Rücklaufzeiten ein.
- Nutze ruhige Zeiten wie das Sommerloch oder die Zeit zwischen den Jahren zum Reflektieren und Aufräumen.
- Halte Ordnung auf deinem Schreibtisch. Auch auf deinem Computer-Desktop.
- Nutze CC und Bcc in Mails sinnvoll. Es muss nicht alles über deinen Tisch gehen.
- Halte dich an deine Planung. Es sei denn, es liegt ein wirklicher Notfall vor oder du bist krank. Dann plane um.
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